Tweede kwartaalrapportage 2013

Elk kwartaal legt BOOR verantwoording af aan de gemeente Rotterdam door het indienen van een kwartaalrapportage. Onderstaand de belangrijkste punten uit de rapportage van het tweede kwartaal van 2013. 

Ontwikkelingen op bestuurlijk niveau

De gemeenteraad van Rotterdam heeft op 14 maart 2013 de voordracht van het algemeen bestuur overgenomen en de heer H.W.M. van Blijswijk benoemd als voorzitter van het college van bestuur en op 20 juni 2013 de heer D.J.B.W. Dohmen als lid van het college van bestuur. Beiden treden per 1 augustus 2013 aan.

De heer Dohmen is in het bijzonder belast met de portefeuille financiën en bedrijfsvoering en de heer Van Blijswijk is naast het voorzitterschap belast met de sector primair onderwijs. De huidige waarnemend voorzitter van het college van bestuur, de heer J.C. Rath, heeft per 1 november aanstaande elders een nieuwe bestuursfunctie aanvaard. Inmiddels is een begin gemaakt met een wervings- en selectieprocedure voor een nieuw lid van het college van bestuur dat speciaal belast zal worden met de portefeuille sector voortgezet onderwijs.

Het nieuwe bestuursreglement is 4 juli jongstleden naar de gemeente gestuurd om te worden goedgekeurd.

Strategisch beleid

Het afgelopen jaar is er veel en intensief gesproken over de financiële positie van BOOR en de daarbij horende noodzakelijke bezuinigingen. Het strategisch beleidsplan 2012-2016 Het kind voorop is recent geactualiseerd en aangevuld met onder andere de aanbevelingen van de commissie Governance Openbaar Onderwijs en wordt na instemming van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden in het nieuwe schooljaar aangeboden aan de gemeenteraad. Dit beleidsplan is voor de periode 2013-2016 richtinggevend voor de organisatie en kadert de activiteiten van het bestuur en de scholen in.

Het algemeen bestuur heeft in mei het nieuwe integriteitsbeleid besproken en legt dit nu als voorgenomen besluit voor aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden. In het kader van het integriteitsbeleid zijn een integriteitscode en een klokkenluidersregeling opgesteld. Dit integriteitsbeleid is een blijvend aandachtspunt binnen BOOR.
 

Kwaliteit onderwijs

De onderwijsinspectie geeft goede beoordelingen af over de meeste BOOR-scholen. Het streven is om geen zwakke scholen of afdelingen binnen BOOR meer te hebben in deze beleidsperiode. Er is waakzaamheid en beleid vereist om de kwaliteit op peil te houden en op een aantal scholen substantieel te verbeteren. Hiervoor is binnen BOOR Services een team kennis, kwaliteit en onderzoek ingericht. Dit team volgt de ontwikkeling van de sectoren en individuele scholen. Waar nodig wordt ondersteuning geboden aan scholen, leidinggevenden en leerkrachten.

Slagingspercentages voortgezet onderwijs

Met de eindexamens net achter de rug kan de balans worden opgemaakt. De slagingspercentages van onze scholen in het voortgezet onderwijs geven een goede indicatie van de kwaliteit van deze scholen. In de bijlagen treft u de resultaten van dit jaar aan naast die van de afgelopen jaren. Het is duidelijk dat de resultaten een aanzienlijke verbetering laten zien ten opzichte van vorig jaar. Het Einstein Lyceum herstelt na twee mindere jaren. Wat ook opvalt zijn de uitstekende resultaten van onder andere de Hugo de Groot en van het vmbo van Thorbecke VO. Deze scholen hebben nog wel afdelingen die door de onderwijsinspectie als zwak worden beoordeeld, maar er wordt hard gewerkt om weer op basisniveau terug te komen en die inspanningen worden beloond. Ondanks de aangescherpte exameneisen zijn de resultaten verbeterd. De leerlingen en scholen verdienen daarvoor een groot compliment.
 

Personeelsbeleid

Het strategisch hr-plan van BOOR Mensenwerk beantwoordt de centrale vraag: Doen de medewerkers van BOOR de juiste dingen goed, nu en in de toekomst? Belangrijk onderdeel hiervan betreft leiderschap. Ontwikkeling van leiderschap binnen BOOR speelt een cruciale rol in het realiseren van de doelstellingen van het strategisch beleidsplan. Op alle niveaus wordt ingezet op professionalisering met de focus op onderwijskwaliteit en bedrijfsvoering.

In het najaar 2013 worden gesprekken gevoerd over de uitgangspunten van de gewenste aansturing en worden het nieuwe functiehuis management en de bijbehorende vernieuwde management- en directiestatuten in het (speciaal) basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs vastgesteld. Dit is mogelijk omdat BOOR 2.0 is vastgesteld. BOOR 2.0 is het document waarin de herstructurering van het (speciaal) basisonderwijs en het nieuwe functiehuis van BOOR Services is beschreven.

Stand van zaken herstructurering BOOR

De afgelopen periode zijn flinke stappen gezet op de weg naar BOOR 2.0. Met de schooldirecteuren en het bovenschools management van het (speciaal) basisonderwijs is overeenstemming over de nieuwe managementstructuur in deze sector. Ook de gmr-po heeft hiermee ingestemd en de gmr’en van BOOR hebben alle drie positief geadviseerd over de herinrichting van het bestuursbureau tot BOOR Services en het functiehuis van BOOR Services. Dit functiehuis heeft ook de instemming gekregen van de medewerkers van het servicebureau. Het college van bestuur heeft op 8 juli het voorgenomen besluit over BOOR 2.0 omgezet in een definitief besluit.

De komende periode zal verder worden gesproken met de sector voortgezet onderwijs over een handboek voortgezet onderwijs en zal een visie op de toekomst van de sector (voortgezet) speciaal onderwijs worden ontwikkeld. De werving van nieuwe mensen voor het team finance & control binnen BOOR Services is bijna afgerond. Er is een concerncontroller benoemd en er zijn twee controllers benoemd. Na de zomervakantie start de werving van twee assistent controllers om het team te complementeren.

Herverdeling personeel

In de sector primair onderwijs geldt al geruime tijd een vacaturestop. Om de noodzakelijke bezuinigingen te realiseren zal het werk met minder mensen worden verricht. Naast een flink aantal maatregelen op materieel gebied was het ook noodzakelijk om de tijdelijke aanstellingen niet te verlengen. Per school is de noodzakelijke bezuiniging en de groei of krimp van de formatie in kaart gebracht. Een overzicht hiervan bevindt zich in de bijlagen.

Om het herplaatsingsproces goed te leiden is een mobiliteitscentrum ingericht van enkele directeuren primair onderwijs en BOOR Services. Er zijn banenmarkten georganiseerd om scholen en bovenformatief personeel in contact te brengen. Daarnaast zijn mensen persoonlijk bemiddeld naar een andere werkplek. Alle inspanningen hebben inmiddels geleid tot meer dan zeventig succesvolle herplaatsingen.

Gedurende de afgelopen maanden is intensief contact geweest met de schooldirecties en medezeggenschapsraden over de personeelsformatie. Zowel het college van bestuur als het algemeen bestuur heeft scholen bezocht om in gesprek te gaan met ouders en teams. In juni hebben alle ouders van BOOR-leerlingen een brief ontvangen waarin uitleg is gegeven over de noodzakelijke bezuinigingsmaatregelen die getroffen worden. Daarnaast heeft wethouder De Jonge 3 juli 2013 een avond georganiseerd voor ouders waar vragen over de bezuinigingen en de gevolgen hiervan voor de scholen door de voorzitter van het algemeen bestuur zijn beantwoord.

Medezeggenschap

De commissie Governance Openbaar Onderwijs heeft een aantal ondubbelzinnige aanbevelingen gedaan met betrekking tot de medezeggenschap bij BOOR.
Op basis daarvan is een projectplan geschreven, waarin een groot aantal activiteiten staan, die een nieuwe impuls gaan geven over aan de medezeggenschap binnen BOOR en de betrokkenheid van ouders en medewerkers bij BOOR. In het project neemt scholing een belangrijke plaats in. Die scholing start in september en richt zich niet alleen op de leden van de medezeggenschapsraden, maar ook op de schoolleiders en de medewerkers van BOOR Services. Er zal worden gewerkt aan het verbeteren van de informatie, communicatie en het verloop van procedures. Veel aandacht zal er ook zijn voor het cultuuraspect onder het motto medezeggenschap, niet omdat het moet, maar omdat het mag. In hun laatste vergaderingen hebben de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden laten weten dat zij een enorme verbetering ervaren in de informatievoorziening en communicatie vanuit BOOR.

Financiële beheersing

In de afgelopen maanden zijn op het gebied van de financiële beheersing binnen BOOR weer stappen in de goede richting gezet. De scholen ontvangen inmiddels maandelijks uitputtingsoverzichten van hun budgetten en de informatie over de personeelsformatie wordt periodiek verstrekt (binnen het voortgezet onderwijs, het primair onderwijs volgt later dit jaar). Directies zijn getraind in het doorgronden van de overzichten. Met deze informatie zijn directeuren en budgethouders in staat om hun budgetten te beheersen en om te anticiperen op afwijkingen.

Naast deze ontwikkelingen in de administratie en informatievoorziening, zijn in de afgelopen maanden verbeteringen doorgevoerd in de planning & controlcyclus van BOOR. Voorbeelden hiervan zijn het opstellen van een BOOR-breed intern controleplan, het opstellen van een subsidieregister waarmee de afrekening van (project)subsidies kan worden beheerst, het opstellen van een contractenregister en het centraliseren van de inkoopfunctie. Op dit moment wordt hard gewerkt aan de begroting voor 2014. Deze wordt vóór 1 november 2013 aan de gemeente aangeboden.

Financiële rapportage

We verwachten dat we het jaar 2013 in financiële zin zullen afsluiten met een verlies van circa € 1,8 miljoen. Dat verlies is hoger dan we in de begroting 2013 hadden ingeschat, maar lager dan de prognose bij het 1e kwartaal (de eerste reality check). De oorzaken hiervan liggen voor een groot deel in de afwikkeling van oude huisvestingsprojecten. Dit wordt in de tussentijdse rapportage nader toegelicht. Sturing op de bedrijfsvoering blijft prioriteit voor het algemeen bestuur en college van bestuur. Zoals eerder  toegezegd is in de rapportage tevens een risicoanalyse opgenomen die is opgezet conform het Rotterdams Risicocumulatiemodel. De ratio van ons weerstandsvermogen komt uit op 1,1. Dat ligt boven het minimum van 1, maar onder het door BOOR gewenste niveau.

 

De stukken zijn hieronder te downloaden. Kijk voor meer kwartaalrapportages op www.boorbestuur.nl/kwartaalrapportages.