terug naar lijst

Gezocht: een enthousiaste management assistent / senior medewerker administratie (1,0 fte) - Hugo de Groot

Wie zoeken wij?

In verband met het vertrek van onze collega zoeken we per 1 augustus 2024 een ervaren en management assistent / senior medewerker administratie. Wij zoeken een positief ingestelde, zelfstandige en secure collega die mee wil bouwen aan onze dienstverlening. Een collega die geniet om de administratieve spil te zijn van onze gezellige school. Het betreft een vacature van 1,0 fte. In deze functie ondersteun je voor een deel van de tijd de directie. Er wordt van je verwacht dat je in je rol van management assistent zelfstandig complexe, gevarieerde secretarieel-administratieve taken voorbereidt en uitvoert. Je neemt werk uit handen door agendabeheer, het verzorgen van correspondentie en het voorbereiden en de verslaglegging van vergaderingen en het (mede) organiseren van evenementen.

 

Wat vragen wij?

Wij zoeken een collega die:

  • beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo 5 niveau op administratief-secretarieel gebied en met een HBO werk- en denkniveau.
  • zeer vaardig is in het werken met Microsoft Office en Magister en Afas personeelsadministratie als gebruiker kent.
  • goed is in het plannen en structureren van (administratieve) werkzaamheden.
  • zeer secuur kan zijn in de uitvoering van het werk.
  • prettig kan communiceren met onze docenten en leerlingen.
  • goede kennis heeft van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
  • zelfstandig functioneert.proactief en oplossingsgericht werkt.
  • empathisch vermogen en organisatiesensitiviteit bezit.
  • positief en optimistisch is.
  • bij voorkeur ervaring heeft in een vergelijkbare functie op een VO-school.

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • het (laten) inrichten en (laten) beheren van Magister.
  • het managen van het volledige inschrijfproces voor nieuwe leerlingen (dossiers opbouwen, inlogcodes, mentoren koppelen, welkomstbrieven sturen, etc.).
  • leerlingadministratie (klassenlijsten beheren, overplaatsingen, Magistercodes, adreswijzigingen, rapportproces en revisie, etc.).
  • personeelsadministratie (bijhouden teamindeling, ziekmelden collega’s in AFAS, vacatures plaatsen, sollicitanten uitnodigen voor gesprek, aanvragen laptop, printpas etc. voor nieuwe collega’s).
  • administratieve organisatie van de schoolexamens (processen verbaal, kluis inrichten, examendossiers printen, examennummers maken in Magister, etc.).
  • administratieve organisatie van de CSE (organisatie pooling, printen diploma’s, melden bij DUO).
  • directiesecretariaat en ondersteunen MT: mailbox bijhouden, agendabeheer voor het MT, notuleren, bestellingen, attenties regelen, uitzetten oudertevredenheidspeiling, storingen melden, organiseren afscheidsbijeenkomsten etc.).
  • communicatiewerkzaamheden: dagbericht maken, het versturen van berichten aan ouders/verzorgers, o.a. via de Hoy-app, beantwoorden van vragen van leerlingen, ouders en collega’s.
  • het opstellen van de jaarplanner en het verwerken van mutaties in de jaarplanner gedurende het schooljaar.
  • proactief contact houden binnen de school met het management, zorgteam, ICT, de roostermaker, het examensecretariaat en onze bovenschoolse HR.
  • contact onderhouden met externe partners: Leerplicht, Inspectie van het Onderwijs, DUO.

 

Wat kunnen wij bieden?

Een fijn team van ongeveer 100 collega’s die samen zorgen dat de leerlingen elke dag goed onderwijs krijgen in een prettige sfeer en in een veilig gebouw. De CAO-VO 2023-2024 is van toepassing. De functie is ingeschaald in OOP schaal 7/8, afhankelijk van kennis en ervaring (min. € 2.175,- max. € 3.686,-). Daarnaast bouw je vakantiegeld (8,33% ), een eindejaarsuitkering (8%) op en heb je (naar rato) 90 keuze-uren. Op onze school is een arbeidsmarkttoelage. Er is sprake van vastgestelde vakanties, die nagenoeg gelijk lopen met de schoolvakanties van de leerlingen.



Nadere informatie en solliciteren:
Onze school OSG Hugo de Groot is een school voor mavo, havo en vwo. Binnen het vwo bieden wij zowel atheneum als gymnasium aan. Daarnaast hebben we een ISK, waar leerlingen die nog maar kort in Nederland wonen, kennismaken met het Nederlandse onderwijs.

Op Hugo de Groot zijn we betrokken met elkaar. Het zit in ons DNA om niet alleen naar onszelf te kijken en er voor anderen te zijn. Onze docenten en onze leerlingen kennen elkaar, we zijn hecht en niemand wordt buitengesloten. En we geven ook wat terug aan de maatschappij: onze leerlingen houden daar voor de rest van hun leven mooie herinneringen aan over.

De Hugo de Groot biedt veel begeleiding aan nieuwe collega’s. Wij bieden begeleiding vanuit de sectie, vanuit onze coaches, vanuit ons managementteam en ons zorgteam. Daarnaast is er veel intervisie, zodat nieuwe collega’s snel bekend zijn met de sfeer en de cultuur op de Hugo de Groot.

Onze scholengroep
OSG Hugo de Groot is onderdeel van SNZ. Samen met het Olympia College, RVC de Hef en het Einstein Lyceum vertegenwoordigen wij het complete aanbod van openbaar voortgezet onderwijs in Rotterdam-Zuid. Vanuit die identiteit staan wij mede aan de basis van het Rotterdam van morgen. Zeker in deze tijd, nu Zuid in beweging komt en de versnellende vernieuwing actueler is dan ooit, ontstaat er een belangrijke opgave voor het onderwijs om aan te haken en mee te vernieuwen. Wij vinden dat onze leerlingen op Zuid het verdienen om mee te gaan in die vernieuwing. Sterker nog, zij moeten die vernieuwing in de toekomst zelf vormgeven.  

Om dat te bereiken, leggen we de lat voor onszelf hoog. Met uitdagend en ambitieus onderwijs, in constante verbinding met de maatschappij, willen wij onze leerlingen opleiden tot betrokken en zelfbewuste jongvolwassenen. Om dit te realiseren, zijn wij altijd op zoek naar bevlogen onderwijzers, ondersteuners en leidinggevenden, die met ons het Rotterdams openbaar onderwijs op Zuid verder willen ontwikkelen. Want het beste wat het openbaar onderwijs te bieden heeft, hoort hier op Zuid, vinden wij. Help jij ons de volgende stap te zetten?

Solliciteren
U kunt tot met zondag 16 juni a.s. uw schriftelijke sollicitatie met CV richten aan dhr. C. van Dalen , directeur OSG Hugo de Groot, via e-mailadres secretariaat@osghugodegroot.nl. Voor meer informatie over de functie en procedure kunt u contact opnemen via mail of  010 – 283 11 66. Acquisitie op deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Website: www.osghugodegroot.nl

Tel: 010 – 283 11 66
 

Geplaatst op:
1 juni 2024

Reageer:
Zo snel mogelijk

Met ingang van:
1 augustus 2024

School:
Hugo de Groot

Deelgemeente:
Charlois

Aantal wtf/fte:
1.0 fte

Salarisschaal:
Afhankelijk van werkervaring en opleiding

Dagen:
in overleg

Soort dienstverband:
Vacature met uitzicht op vast dienstverband

Functiesoort:
Onderwijsondersteunend personeel